Hoe pakken we een digitale transformatie aan?

Om te beginnen, wat is nu precies digitale transformatie? Wikipedia definieert het als volgt:

Digitale transformatie (DT of DX) is de toepassing van digitale technologie om diensten of bedrijven te transformeren, door niet-digitale of handmatige processen te vervangen door digitale processen of oudere digitale technologie met nieuwere digitale technologie. Digitale oplossingen kunnen – naast efficiëntie via automatisering – nieuwe vormen van innovatie en creativiteit mogelijk maken, in plaats van alleen traditionele methoden te verbeteren en te ondersteunen.

Een aspect van digitale transformatie is het concept van 'papierloos gaan' of het bereiken van een 'digitale zakelijke volwassenheid' die zowel individuele bedrijven als hele segmenten van de samenleving, zoals de overheid, massacommunicatie treft.

De kern bestaat dus uit het identificeren en plannen van de juiste opportuniteiten binnen een bedrijf om tot een meer digitaal georiënteerde, wendbare, efficiëntere en customer-centric organisatie te komen. Om te weten wat u moet veranderen zal uw business een analyse vereisen. DX-Solutions identificeert en plant deze ‘digitalisatie opportuniteiten’ door middel van de hieronder geschetste, bewezen aanpak.

De DX-Solutions methodologie bestaat uit 3 fases:

• Intake
• Analyse
• Presentatie

Intake

Stakeholders

Een eerste belangrijke zaak in het proces ligt bij de opdrachtgever zelf: het definiëren van de stakeholders. De stakeholders zijn de belanghebbenden binnen (of buiten) het bedrijf, in verschillende afdelingen, die invloed hebben op of ondervinden van het gedefinieerde project. Dit zijn de personen die we gaan bevragen en hun noden capteren.
Samen met deze personen identificeren en prioriteren we tijdens interactieve workshops de processen die binnen het traject behandeld zullen worden. 
Naast de stakeholders kan het, naar gelang de diepgang van de analyse, ook nuttig zijn om extra personen (eventueel zelfs klanten) te identificeren die operationeel met de te analyseren processen in aanraking komen. Zij hebben vaak een ander point of view dan de stakeholders en dit kan een interessant extra perspectief bieden.
 

Workshops/interviews
 

In workshops van maximaal 5 personen brengen we de stakeholders samen en bevragen we hen over de huidige processen en hun visie op de toekomstige processen. Hierbij is het interessant om verschillende stakeholders van verschillende afdelingen rond de tafel te hebben die met elkaar in contact komen. Dit geeft de opportuniteit om de raakvlakken te onderzoeken en te optimaliseren.

De focus van de workshops ligt in deze fase niet op het functionele aspect van software. Als er een eerste implementatie of ontwikkelingsnood is gedefinieerd zal het analyseren van schermen, detailprocessen en business ruling uitgewerkt worden in de eerste fase van het specifieke project. De focus ligt nu op het definiëren van de nood aan bepaalde technologische ondersteuning, deze te identificeren en te bepalen wat de doelen zijn waarvoor de oplossing vereist is, de prioriteit van de nood, de impact op de organisatie en eventueel een grove financiële inschatting.

Aan de hand van deze workshops, eventueel uitgebreid met 1-on-1 interviews, wordt de bestaande situatie in kaart gebracht door middel van flowcharts, Mindmaps, Sailboat retrospectives, SWOT-diagrammen of andere visuele hulpmiddelen. 
 

Review en feedback
 

Na de workshops wordt een review/feedback moment georganiseerd samen met de klant. Op die manier kunnen we de beschreven resultaten valideren, finetunen en eventueel bijsturen waar nodig.
In het geval er significante aanpassingen nodig zijn worden er extra feedback rondes voorzien.
Op die manier komen we iteratief tot een afgestemd en gedragen resultaat.
 

Analyse

Visie document
 

Het doel van de analyse is het ontwikkelen van een eenduidige visie op de vereiste transformatie, afgetoetst bij alle stakeholders, om zo een gemeenschappelijk draagvalk te creëren binnen de organisatie. Dit document bevat een overzicht van wat er moet veranderen, waarom en waar het aan moet voldoen.

Deze visie wordt bepaald aan de hand van de verzamelde context vanuit verschillende perspectieven:

• de verzamelde informatie uit de intake-fase en de zorgen, frustraties, bedenkingen aangegeven door de verschillende stakeholders;
• expertise van de analist en DX-Solutions, referentie-cases en marktkennis, best practices, …

Omdat de  context gedurende de analyse maar ook het project blijft veranderen zal de analyse nooit echt af zijn. Een goede business analist kan op basis van ervaring en achtergrond bepalen wanneer het goed genoeg is.
De geïdentificeerde verbeterpunten worden voorgelegd, besproken en afgetoetst tijdens één of meerdere workshops. Dit gebeurt opnieuw op een iteratieve manier om zodoende tot een afgestemd en gedragen resultaat te komen.
 

To-Be/Roadmap
 

Opportuniteiten bepalen en kwantificeren
Na de analyse, kwantificeren we de geïdentificeerde verbeterpunten in concrete opportuniteiten. Dit houdt in dat we 3 zaken bepalen:

• Complexiteit: Hoe complex is de verandering? Hoe groot is de impact ervan op de organisatie? Wat is de impact op de IT-architectuur?
• Kost: Van welke grootorde is de investering (CAPEX) die vereist is voor het realiseren van de opportuniteit?  Zijn er recurrente kosten (OPEX)?
• Business Value: Welke meerwaarde creëert de opportuniteit voor het bedrijf? Dit kan ook niet-financiële meerwaarde zijn, zoals verlaging van de werkdruk, …

Op basis van deze zaken maken we onderscheid tussen 4 types 

• Easy Wins: opportuniteiten met een grote business value maar lage investeringskost. Dit zijn kandidaten om aan het begin van de roadmap toe te voegen
• Strategic/Split them: opportuniteiten met een grote business value maar hoge investeringskost. Typisch wordt geprobeerd om deze op te splitsen in eenvoudiger opportuniteiten die dan binnen de categorie ‘Easy Wins’ komen te vallen. In het andere geval betreffen het vaak strategische opportuniteiten die zorgvuldig in de roadmap opgenomen dienen te worden.
• Reconsider: opportuniteiten met een beperkte business value en lage investeringskost. Dit zijn kandidaten om op te nemen indien tijd en geld beschikbaar is.
• Drop them?: opportuniteiten met een beperkte business value en hoge investeringskost. Dit zijn kandidaten die quasi zeker niet in de roadmap zullen opgenomen worden, behoudens exceptionele noodzaak (zoals bv. afhankelijkheden, wettelijke noodzaak…)

Review en feedback
 

Na het bepalen en kwantificeren van de opportuniteiten voorzien we opnieuw een iteratieve review/feedback ronde om tot een afgestemd en gedragen resultaat te komen.
 

Opstellen Roadmap
 

In samenwerking met de klant stellen we vervolgens een investeringsplan over meerdere jaren op. Binnen dit plan plotten we de gekwantificeerde prioriteiten waarbij we typisch beginnen met de ‘Easy Wins’, gevolgd door de ‘Strategic Opportunities’ om zodoende een roadmap over meerdere jaren op te stellen. We kunnen de horizon zo vastleggen op 3 jaar, 5 jaar of zelfs 10 jaar.
Tijdens het opstellen van deze roadmap houden we uiteraard ook rekening met technische en zakelijke afhankelijkheden die er eventueel tussen de verschillende opportuniteiten bestaan.

Een roadmap moet bekeken worden als een leidraad voor de IT-investeringen voor de komende jaren. Doordat dit proces gedragen wordt door de verschillende stakeholders is er een gemeenschappelijke visie ontwikkeld, waardoor ook de stakeholders naar hun teamleden toe een tool voor handen hebben om de investeringen te verduidelijken en perspectief te bieden. Uiteraard kan de veranderende marktsituatie impact hebben op de prioriteiten van de investeringen, de roadmap zal het management dan de vereiste informatie geven om een gegronde beslissing te kunnen nemen hoe er wijzigingen kunnen gemaakt worden op basis van de onderlinge afhankelijkheden.

Presentatie

Tot slot presenteren we onze finale bevindingen aan de stakeholders en het managementteam:

• We overlopen de bestaande sterktes en zwaktes van de verschillende processen en reviewen alle voorgestelde aanpassingen en gekwantificeerde opportuniteiten.
• Daarna presenteren we de opgestelde roadmap, hieronder ziet u een voorbeeld.