PIM vs ERP: wat maakt ze anders?

Een weloverwogen keuze maken

Veel bedrijven zijn echter in de war over de doeleinden, voordelen en de mate waarin ze nood hebben aan een PIM of ERP. Het verkeerd inschatten kan ernstige belemmeringen vormen voor het bereiken van groei en productiviteit. Hier verduidelijken we de onduidelijkheden bij de keuze tussen PIM- en ERP-systemen.

1) Wat betekent PIM vs. Wat betekent ERP?

Wat betekent PIM?

PIM staat voor handelingen die organisaties helpt bij het beheren van hun productgerelateerde informatie voor marketing- en verkoopdoeleinden, zodat nauwkeurige, passende, consistente en volledige productinformatie wordt geconsolideerd, inclusief (maar niet beperkt tot) productspecificaties, informatie over de productlevenscyclus , technische specificaties, digitale middelen, rich media, productmetadata en informatie verzamelt van elke interne of externe bron of afdeling die verband houdt met de organisatie; deze informatie wordt vervolgens verspreid naar elk klantcontactpunt. PIM helpt bedrijven om steeds consistenter en efficiënter te worden door een naadloze stroom van betrouwbare productinformatie, van productie tot supply chain tot markt en uiteindelijk in de handen van de klant.  
 

Wat betekent ERP?

ERP is software die door organisaties wordt gebruikt om dagelijkse bedrijfsprocessen te beheren, zoals human resources, boekhouding, compliance, distributie, projectbeheer, supply chain- activiteiten, risicobeheer ... Een ERP-systeem gebruikt een gemeenschappelijke set gegevensdefinities die opereren op een enkele database van een geïntegreerd softwareplatform. Grotendeels door verschillende bedrijfsprocessen aan elkaar te koppelen, maakt een ERP-systeem een naadloze gegevensstroom mogelijk. Het verzamelt transactiegegevens uit verschillende bronnen in een onderneming om de hoogste gegevensintegriteit en één enkele bron van waarheid te bieden, waardoor duplicatie van gegevens wordt geëlimineerd. ERP's worden op grote schaal ingezet voor het afhandelen van verschillende processen door organisaties van elke omvang of branche.
 

2) De opkomst van PIM-software versus ERP-software?

De opkomst van PIM dateert uit de jaren negentig, toen sommige bedrijven begonnen met het ontwikkelen van speciale systemen om organisaties te helpen verkopen door gedrukte catalogi te maken. Kort daarna nam het internet de detailhandel stormenderhand over en het industrielandschap was nooit meer hetzelfde. Gedrukte catalogi zien er traditioneel en primitief uit, omdat kopers steeds meer op internet begonnen te verkennen. PIM kreeg vanaf 2000 een verdere impuls toen verkopen op internet alomtegenwoordig werd; het werd niet alleen een noodzaak maar ook een kans. Al snel verscheen multi-channel verkoop aan de horizon en PIM Software werd beschouwd als een van de best practices voor retailers, fabrikanten, groothandels en distributeurs. De afhankelijkheid van het PIM-platform heeft zo'n effect gehad dat het beheren van productinformatie tegenwoordig ondenkbaar is voor bedrijven om te concurreren in een multi-channel, omnichannel-wereld. 
 

De opkomst van ERP-systemen gaat terug tot de jaren zestig, toen ze nodig waren om de voorraad in de maakindustrie te controleren en te beheren. Kort daarna ontstonden Material Requirements Planning (MRP)-systemen, die bedoeld waren voor productieplanning, planning en voorraadbeheer. MRP werd gevolgd door Manufacturing Resource Planning of MRP-II, dat fabricageprocessen omvatte zoals hoofdproductieschema, artikelstamgegevens, stuklijsten, voorraadbeheer, inkoopbeheer, enz. En tegen 1990 omvatten deze systemen andere modules in hun werkingsgebied , zoals boekhouding, financiën en HR. Dat was het moment waarop ERP-systemen ontstonden. Rond die tijd bedacht Gartner in 1990 de term ERP, waarmee de weg werd geëffend voor ERP-systemen zoals we die nu kennen. 
 

3) Kenmerken van PIM-platform versus ERP-platform 

De belangrijkste kenmerken van PIM Platform zijn:

• Gegevensbeheer: PIM-oplossing belooft superieure productinformatie door gegevens te consolideren als een enkele bron van waarheid om een hoge gegevenskwaliteit, nauwkeurigheid, consistentie en volledigheid te behouden. Deze betrouwbare productinformatie vormt de basis van alle zakelijke handelsactiviteiten.
• Data-integratie: Ook in het geval van PIM blijft integratie tussen verschillende productinformatiebronnen cruciaal. Of de bronnen nu intern zijn (zoals applicaties, systemen of harde schijven) of extern (zoals leveranciers, mobiele apps, online storefronts), integratie moet intact blijven.
• Aanpasbaarheid: een modern Product Information Management (PIM)-systeem zorgt ervoor dat het kan worden aangepast aan uw bestaande processen en kan worden aangepast aan uw toekomstige vereisten, of het nu gaat om het aanpassen aan uw nieuwe catalogi of om snel uit te breiden naar een nieuwe markt. De aanpassing helpt bij het importeren/exporteren en beheren van gegevens, evenals bij het personaliseren van de gebruikersinterface.
• Automatisering: een PIM-platform biedt organisaties functies die zijn ontworpen om arbeidsintensieve, repetitieve taken te automatiseren en processen te stroomlijnen. Het helpt bij het uitvoeren van bulkactiviteiten, het volgen van de voltooiing van taken voorafgaand aan publicatie en valideert werk. Automatisering helpt uw medewerkers zich te concentreren op hun kernactiviteiten en creatieve oplossingen te vinden.

De belangrijkste kenmerken van het ERP-platform zijn:

• Samenwerking tussen afdelingen: ERP zorgt ervoor dat business units en processen in de hele organisatie met elkaar verbonden zijn voor een soepele uitvoering. Als er bijvoorbeeld een nieuw product wordt besteld, wordt automatisch een kredietcontrole gestart en wordt de beschikbaarheid van het product opgevraagd, waarna het distributieschema wordt bijgewerkt. Tot slot wordt er na verzending een factuur gestuurd.
• Realtime gereedheid: goed geïntegreerde afdelingen vergemakkelijken realtime samenwerking, waardoor enorm veel tijd wordt bespaard bij het initiëren van bestellingen van klanten. Zodra een bestelling is geplaatst, gaat het snel binnen afdelingen, waarvoor realtime paraatheid van cruciaal belang is.
• Enkele database: één enkele database zorgt voor gemeenschappelijke gegevensdefinities voor de hele onderneming, waar elke afdeling in de organisatie erop vertrouwt. Bepaalde ERP-systemen scheiden de database echter om hun prestaties te verbeteren.
• Tracking en zichtbaarheid: ERP-software biedt bedrijfsbrede zichtbaarheid. In een supply chain-scenario wordt het volgen van producten van de fabrikant tot de retailer bijvoorbeeld mogelijk gemaakt door te zorgen voor een vrije informatiestroom tussen systemen. ERP-systemen worden geleverd met verschillende tools om verschillende gegevenssets bij te houden om essentiële activiteiten in de gaten te houden.

4) Voordelen van PIM-systeem versus ERP-systeem?

De belangrijkste voordelen van het PIM-systeem zijn:

• Kortere time-to-market: door handmatige en repetitieve taken in het hele enterprise-ecosysteem te elimineren, helpt PIM om producten snel op de markt te krijgen voor onmiddellijk rendement.
• Omnichannel-commerce: door consistente productinformatie te verspreiden via elk mogelijk kanaal, kunnen ondernemingen de koopcontinuïteit garanderen op alle klantcontactpunten.
• Lagere kosten: meer automatisering, overbrugging van silo's, integratie tussen systemen verlaagt het gebruik van bedrijfsresources en het uitvoeren van gecompliceerde IT-taken zorgt voor enorme kostenbesparingen.
• Verbeterde conversie: verbeterde klantervaring (CX), gepersonaliseerde verkoop, productbeschikbaarheid op elk moment stimuleert klantloyaliteit, wat vaak resulteert in een hogere gemiddelde bestelwaarde en levenslange klantwaarde.
• Sneller nieuwe markten bereiken: door hoogwaardige gegevens in meerdere talen beschikbaar te stellen, stelt PIM ondernemingen in staat om snel producten op verschillende geografische locaties te lanceren.

De belangrijkste voordelen van het ERP-systeem zijn:

• Productiviteitswinst: wanneer bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd en gestroomlijnd, kunnen organisaties veel meer doen met minder middelen.
• Snellere rapportage: het versnellen van financiële, voorraad- en bedrijfsgerelateerde rapportages helpt organisaties bij het snel oplossen van oplossingen en het in realtime verbeteren van prestaties.
• Diepere inzichten: volledig inzicht in de waardeketen helpt bedrijven essentiële inzichten te verzamelen om antwoorden te vinden op missiekritieke behoeften en zich voor te bereiden op de toekomst.
• Minder risico's: met gesynchroniseerde operaties is er betere controle over verschillende bedrijfsafdelingen om te zorgen voor een betere naleving, slimmere voorspellingen en het voorkomen van onvoorziene uitdagingen.
• Vereenvoudigde werking: met geïntegreerde ERP-applicaties met een gedeelde database worden IT-activiteiten sterk vereenvoudigd, waardoor het voor de belangrijkste belanghebbenden tussen afdelingen soepeler wordt.
• Minder tijd en kosten: ERP-gestuurde automatisering helpt ondernemingen veel tijd en kosten te besparen door taken te automatiseren, het aantal resources te verminderen, de consistentie en nauwkeurigheid te vergroten om de time-to-market te versnellen.

5) PIM en ERP: belangrijkste verschillen

6) Kunnen PIM en ERP samenwerken?

Vast en zeker! ERP- en PIM-systemen kunnen perfect samenwerken. ERP-systemen bevatten talrijke informatiepunten over meerdere bronnen binnen een onderneming, zoals logistiek, producten, klanten, voorraadbeschikbaarheid, locatie van magazijnen en prijzen. Ze zijn gebouwd om voorraden van producten te volgen, hun beweging binnen de organisatie totdat ze zijn verkocht. Een ERP heeft een totaal andere manier om naar producten te kijken, dat wil zeggen: op een gecommoditiseerde manier, een neutrale kijk op marketing en verkoop. Marketing daarentegen zoekt continu naar levendige productbeschrijvingen en afbeeldingen om producten aantrekkelijk te maken.
Het is juist deze leemte die PIM opvult. Een PIM-systeem haalt productinformatie uit een ERP-systeem (en diverse andere systemen) en verrijkt deze passend bij marketing en sales. Een PIM vindt en bevat de volgende informatie over producten:
 

• Productbeschrijvingen
• Technische handleidingen
• Gewicht, kleur en afmetingen
• Instructie-informatie/video's
• Productafbeeldingen en video's
• Versie informatie
• Taxonomie
• Metagegevens

Het verbindt deze informatie met meerdere uitvoerkanalen om consistente, nauwkeurige en aantrekkelijke versies van productinformatie over kanalen te verspreiden. Het geeft ondernemingen ook de mogelijkheid om producten in meerdere talen op verschillende geografische locaties tegelijk op de markt te brengen.
Met andere woorden, in tegenstelling tot ERP, dat gegevens vanuit een relationeel perspectief bekijkt, kijkt PIM naar productinformatie vanuit een marketinglens, zodat beschrijvende, rijke productinformatie aan de klant wordt gepresenteerd in boeiende marketingcampagnes en communicatie. Daarom vullen ERP's en PIM's elkaar feilloos aan.

Een schoenenfabrikant produceert bijvoorbeeld verschillende tinten en stijlen schoenen door onderdelen in te kopen bij veel leveranciers. Nu is een ERP een uitstekende keuze om schone, uniforme gegevens over hen te leveren aan elke afdeling, van inkoop tot voorraden, betaling en warehousing. Het helpt bij het creëren van effectieve bedrijfsworkflows, bedrijfsprocessen en ondersteunt rapportage en analyse. Laten we zeggen dat een schoenveter consequent wordt herkend aan zijn maat, onderdeelnaam, materiaal, serienummer, lotnummer, onderdeelnummer van leverancier, kosten, enz. Dat wil zeggen dat de informatie voldoende is om het op unieke wijze in het bedrijfsecosysteem te identificeren. Als het echter gaat om het verkopen van elk paar schoenen, moeten de marketeers verhalen en kopieën maken rond productkleuren, variaties en ontwerpen. PIM biedt een betere flexibiliteit om dergelijke productrelaties tot leven te brengen. Het kan automatisch meerdere producten en categorieën organiseren en spelen met boeiende productbeschrijvingen, afbeeldingen, video's en producten.
 

7) ERP-taken die PIM voor u verlicht 

• Introductie van een nieuwe productlijn: Gegevens van een nieuwe productlijn worden meestal geïmporteerd in het ERP-systeem. Er zijn echter momenten waarop het nieuwe product een 'nieuwe' productmarkering kan hebben, een type informatie dat voorheen niet relevant was voor het bestaande ERP-systeem, maar dat een geweldig verkoopargument kan zijn. Het aanmaken van een nieuw invoerveld is echter onmogelijk zonder tussenkomst van de ERP-consultant, wat aanzienlijke vertragingen kan veroorzaken. Een Product Informatie Management Systeem wordt daarentegen niet beperkt door vooraf gedefinieerde invoervelden, wat betekent dat de controle in de hand ligt van de productmanagers en marketeers. Daarom is het introduceren van een nieuw product en het invoeren van de unieke specificaties nooit een uitdaging; scheelt enorm veel tijd en moeite.
   
• Productinformatie aanpassen/bijwerken: In het verlengde van bovenstaande voorbeeld kunnen er momenten zijn waarop productinformatie moet worden bijgewerkt of gewijzigd, bijvoorbeeld vanwege nieuwe wettelijke naleving, certificering of overheidsregulering. Met een update van een ERP-systeem kan elk product in een hele productlijn tijdrovend, arbeidsintensief en zelfs foutgevoelig zijn. Als de organisatie een PIM heeft, zou het slechts gaan om het eenmalig bijwerken van de informatie in het productveld en die informatie zou automatisch doorstromen naar alle volgende niveaus en subniveaus. Op die manier is de organisatie in een mum van tijd compliant, wordt informatie automatisch bijgewerkt en wordt de omvang van fouten geëlimineerd.
   
• Nieuw aangeschafte producten voorbereiden voor verkoop: Uw nieuw aangeschafte producten moeten klaar zijn voor de markt, ook al is hun verkooppotentieel niet volledig bekend. Nu is het misschien niet de juiste keuze om ruimte te maken in de bestaande ERP door uw kern, goed verkopende producten opzij te schuiven. Als de organisatie echter een PIM-oplossing heeft , kunnen de nieuwe producten direct worden ingevoerd. De producten kunnen de ERP omzeilen (zonder de gegevens ervan te verstoren) en de marketeers bereiken die kunnen testen door de productgegevens te gebruiken om te verkopen.
   
• Wanneer uitgebreide productgegevens nodig zijn voor marketing: aangezien de gegevens die in een ERP-systeem worden bewaard, transactioneel zijn, kunnen ze worden gepusht naar uitvoerkanalen zoals websites, mobiele apps, enz. Maar voor marketinginspanningen is vaak rijke media-inhoud over de producten nodig, waaronder afbeeldingen, video's, animaties en andere multimediabestanden om het product er zo nuttig of aantrekkelijk mogelijk uit te laten zien. Aangezien ERP's niet zijn gebouwd om dergelijke informatie te vervoeren, wordt deze handmatig van elk systeem of elke harde schijf gehaald. Als in plaats daarvan een PIM-platform wordt gebruikt, is elk stukje informatie over de producten er al in geconsolideerd. Marketeers kunnen deze informatie dus direct 'publiceren' op meerdere kanalen en in verschillende talen om hun doelen te realiseren.
   
• Productinformatie zoeken in ERP: Er kan een klein onderdeel, een accessoire (laten we zeggen een bepaalde kleur en afmeting) in een product worden gebruikt dat geen positieve feedback krijgt. Het zoeken naar een dergelijk onderdeel kan binnen een ERP-systeem buitengewoon moeilijk zijn, omdat het er mogelijk niet als functie in voorkomt. Dat komt omdat het mogelijk afkomstig is uit een Excel-bestand van een van de harde schijven. In dat geval kan het zoeken naar een dergelijk onderdeel een nachtmerrie zijn. Als er een PIM-systeem in de plaats is, zal het zoeken in de geconsolideerde opslagplaats van productgegevens dat onderdeel onmiddellijk naar boven halen. Daarna kan het teruggestuurd worden naar de leverancier voor vervanging of reparatie. Ten slotte kan de informatie snel op alle uitgangskanalen worden doorgegeven.

8) Voordelen van PIM en ERP integratie?

Omdat zowel PIM als ERP hun unieke potentieel hebben, versterkt elk van hun aanwezigheid de ander alleen maar. Een PIM-ERP-integratie zorgt voor zowel de belangrijkste back-end kritieke functies als de verkoop met betrekking tot de front-end eCommerce.

Enkele van de voor de hand liggende voordelen van de integratie zijn:

• Superieur voorraadbeheer ERP's geven organisaties een bovenaanzicht van alle voorraad; ze gaan allemaal over het beheren van producten op voorraadniveaus en bestellingen. Integendeel, PIM stelt producttaxonomieën samen, categoriseert ze op kenmerken en creëert onderlinge relaties voor optimale marketing en verspreiding van inhoud. In grote lijnen, terwijl ERP de voorraadinformatie actualiseert, zorgt PIM Platform ervoor dat verrijkte, nauwkeurige productinformatie op meerdere kanalen wordt weergegeven.
   
• Snel gegevens naar partners verzenden
  Partners zoals distributeurs of detailhandelaren hebben niet alleen helder omschreven kritieke gegevens over producten nodig, maar ook marketinggegevens, aangezien ze evenzeer deelnemen aan het verkoopproces van producten. Als norm eisen alle partners dat organisaties itemconfiguratiebladen voor hen invullen. Aangezien een itemconfiguratieblad een kanaalgewijs specificatieblad is voor productgegevens, vereist het gegevens van zowel ERP als PIM, zoals GTIN's (wereldwijd artikelnummer), UPC (Universal Product Code), specificaties, attributen en andere productinhoud die partners nodig hebben voor een succesvolle verkoop.
   
• Effectieve marketing/prijsprecisie ERP beheert alle soorten productprijzen, waaronder groothandelsprijs, minimum geadverteerde prijs (MAP), op rollen gebaseerde prijs en prijs per categorie. Voor verkoop via verschillende kanalen zijn mogelijk verschillende prijslabels nodig op producten voor verschillende ontvangers. Bovendien kan het van dag tot dag veranderen (afhankelijk van aanbiedingen, promoties en schema's). ERP's kunnen op efficiënte wijze kritieke prijsgegevens bieden aan elke afdeling, maar ze besteden mogelijk geen speciale aandacht aan marketing/verkoop. Maar wanneer productinformatie vanuit een ERP naar PIM wordt gevoerd, ontstaat er een verkoopspecifieke database.
   
• Snellere opzet en verrijking van varianten Omdat elke variant een unieke SKU heeft, moeten de ERP's deze als aparte entiteiten hebben. Een ERP verrijkt en categoriseert echter geen varianten vanuit een verkoop- of klantervaringsperspectief. Maar wanneer de installatie plaatsvindt in een ERP en aanvullende attributen zoals afbeeldingen, animaties, marketinginhoud worden toegevoegd via een PIM-software vanuit een variantspecifieke hoek en vervolgens worden ingevoerd in digitale catalogi en pagina's, biedt het klanten een bevredigende ervaring . Daarom effent PIM-ERP-integratie de weg voor commercieel succes.
   
• Verbeterde algemene merchandising Aangezien ERP's toezicht houden op alle verkoop-, boekhoud- en orderinformatie, zijn de gegevens in één oogopslag te zien. Het kan producten analyseren , verkopen voorspellen, herkennen welk product moet worden geliquideerd en verkoopstrategieën wijzigen, aangezien PIM geen inzicht krijgt (wanneer producten eenmaal zijn verkocht) met betrekking tot de verkoopaantallen. ERP's kunnen echter verkopen voorspellen op basis van betrouwbare informatie en statistieken, deze overhandigen aan de marketing, die vervolgens een marketingstrategie kan formuleren. Daarom kan de combinatie van ERP en PIM-systeem samen worden gebruikt om een solide, geïnformeerd merchandisingplan op te stellen.