1. Toepassing algemene voorwaarden
Deze algemene voorwaarden gelden op alle aanbiedingen van en overeenkomsten met DX SOLUTIONS BV, met maatschappelijke zetel te 8500 Kortrijk , Spinnerijstraat 103.8, met KBO nr. 0808.107.097 (hierna “DXS”), alsook op alle door DXS uitgevoerde diensten, niettegenstaande strijdige bepalingen vermeld op documenten van de klant. Door het plaatsen van een bestelling erkent de klant de algemene voorwaarden van DXS te hebben aanvaard. De persoon die een bestelling plaatst, wordt geacht de opdrachtgever te zijn en de klant rechtsgeldig te kunnen vertegenwoordigen en staat borg voor de uitvoering van de overeenkomst door de klant.
2. De offerte
Time & Material offerte: indien de klant voorafgaand aan de uitvoering van prestaties een offerte vraagt aan DXS, dan zal DXS een Time & Material-offerte aan de klant overmaken. In de Time & Material-offerte wordt een raming opgenomen van de verwachte duurtijd voor de uitvoering van de diensten tegen de dag- en uurtarieven bepaald in de offerte. Daarnaast wordt een raming gegeven van het vereiste materiaal en de hiermee overeenstemmende prijzen. Iedere raming van de kostprijs van de prestaties alsook van het te gebruiken materiaal opgenomen in de Time & Material-offerte, is louter informatief. DXS zal bij facturatie de werkelijk uitgevoerde tijd aan prestaties en de kostprijs van het uiteindelijk aangewende materiaal aan de klant in rekening brengen.
Fixed price offerte: de offerte zal slechts gelden als een offerte tegen vaste prijs, indien dit uitdrukkelijk door de klant werd gevraagd en als zodanig op de offerte wordt vermeld. Bij de Fixed Price-offerte worden de diensten, alsook het vereiste materiaal, aangeboden aan een vast tarief. DXS is gebonden door dit vast tarief uitgezonderd ingeval van onvoorziene en uitzonderlijke omstandigheden die een prijsverhoging rechtvaardigen. Dit is het geval wanneer de uitvoering van de diensten door DXS tegen deze vaste prijs buitengewoon nadelig is voor DXS. In dat geval zal DXS de klant hieromtrent informeren en zullen partijen te goeder trouw onderhandelen over een nieuwe prijs.
Elke offerte van DXS is geldig voor de duur opgenomen in de offerte, en bij gebreke hieraan voor een termijn van 30 dagen. Indien de goedkeuring van de offerte valt buiten de geldigheidsduur of na 1 januari van het jaar volgend op het jaar van uitgifte ervan, houdt DXS zich het recht voor om onderstaande prijsherzieningsformule toe te passen. De in de offerte opgegeven leveringstermijn is indicatief en niet bindend voor DXS.
De dag- en uurtarieven worden jaarlijks bij de start van een nieuw kalenderjaar en voor het eerst op 1 januari van het jaar volgend op de offerte herzien. Voor de berekening van de prijsherziening wordt de volgende formule toegepast: p= P0 x (0,8 x R/R0 + 0,2), waarbij p= nieuwe prijs, P0= offerteprijs, R= referteloonkost zoals gepubliceerd door Agoria (gemiddelde voor Kortrijk, +10 werknemers) van de maand december die voorafgaat aan de prijsherziening; R0= referteloonkost zoals gepubliceerd door Agoria (gemiddelde voor Kortrijk, +10 werknemers) van de maand waarin de offerte werd opgesteld.
3. Meerwerken en werken buiten kantooruren
DXS verleent in uitzonderlijke gevallen, na voorafgaand onderling overleg, diensten buiten de kantooruren (met name vóór 9 uur en na 18 uur). Uren gepresteerd buiten de kantooruren en op zaterdag zullen gefactureerd worden aan 150% van de geldende uurprijs, uren gepresteerd op zondag zullen worden gefactureerd aan 200%.
Het is de klant toegestaan bij ieder project een change request aan te vragen. Elke aanvraag gebeurt schriftelijk via email aan de contactpersoon van DXS met gedetailleerde beschrijving van de change
request. DXS verleent vervolgens een prijsofferte voor de change request en een aangepaste tijdslijn voor het project. Slechts na schriftelijke goedkeuring van de aangepaste prijsofferte en tijdslijn door de klant, zal de change request worden uitgevoerd. De eventuele meerkost wordt gefactureerd bij aanvaarding van de aangepaste prijsofferte door de klant.
4. Verplichtingen van de klant
De klant verbindt zich ertoe de nodige (volledige en juiste) informatie aan DXS te bezorgen op de afgesproken data en alleszins ten laatste 5 dagen voor de start van het project en alle medewerking en overleg te verlenen nodig om de diensten naar behoren te kunnen uitvoeren. De klant zal een interne contactpersoon toewijzen aan DXS in het kader van de opvolging van het project. Deze contactpersoon zal het nodige beslissingsrecht hebben om project gerelateerde beslissingen te nemen, waaronder planning en eventuele kosten.
De klant staat in voor de vereiste software en hardware omgeving en dient over de nodige licenties te beschikken. De klant is steeds zelf verantwoordelijk voor zijn hardware en voor het verzamelen, de beveiliging, de bewaring en de herstelling van gegevens en de inbreng ervan op aangepaste gegevensdragers. De klant dient zelf in te staan voor de veiligheid van zijn systeem door voortdurend een fysieke kopie van de programma’s en de gegevens op te slaan en deze op een afzonderlijke fysieke plaats te bewaren buiten de bedrijfsomgeving.
Indien de klant DXS vraagt bepaalde opdrachten te vervullen betreffende software van derden, staat de klant ervoor garant dat deze de vereiste toestemming en/of gebruiksrechten heeft om DXS deze opdrachten te laten vervullen. Indien de klant beroep doet op de diensten van derden om een website of een applicatie aan te bieden, verbindt hij zich ertoe alle toepasselijke wetgeving (o.a. inzake intellectuele rechten, geheimhouding, consumentenbescherming, elektronische handel, verkoop op afstand en bescherming van persoonsgegevens) correct na te leven.
De klant zal DXS vrijwaren tegen elke vordering van een derde partij gesteund op een (beweerdelijke) inbreuk op één van bovenvermelde verbintenissen.
5. Betalingsmodaliteiten
Alle door DXS meegedeelde prijzen zijn in EURO en exclusief BTW. Alle facturen zijn betaalbaar op hun vervaldag door overschrijving op het rekeningnummer van DXS. Bij gebreke aan vermelding van een vervaldag, is de betalingstermijn 14 dagen na factuurdatum. Indien een factuur niet integraal wordt betaald op de vervaldag zijn van rechtswege vanaf de vervaldag intresten verschuldigd aan 10% per jaar, alsook een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag met een minimum van 125 EUR. Elke vertraging in de betaling door de klant maakt alle verschuldigde sommen ineens opeisbaar. Elke betaling wordt aangerekend op de oudste vervallen factuur en eerst op de verschuldigde intresten en kosten. Bovendien heeft DXS het recht de verdere uitvoering van haar verbintenissen op te schorten totdat de klant de vervallen facturen heeft betaald, door verzending van een eenvoudige brief of email aan de klant.
6. Verbintenissen DXS
DXS neemt de inspanningsverbintenis op zich om software te ontwikkelen volgens de regels van de kunst. De ontwikkelde software wordt aan de klant geleverd ‘as is’. De feilloze werking van een computerconfiguratie (het geheel van hardware en software, met inbegrip van servers en ondersteunende software) kan nooit volledig worden gegarandeerd, dit zowel wegens externe factoren als wegens factoren eigen aan de computerconfiguratie zodat o.m. onverwacht verlies van (zelfs alle) programma’s en/of gegevens kan optreden. DXS kan niet aansprakelijk worden gesteld voor gebreken, bugs, computervirussen en malware.
Eventuele gebreken dienen door de klant meegedeeld te worden aan DXS binnen de 20 werkdagen na de voorlopige oplevering van het project. Na deze termijn wordt het project als aanvaard beschouwd. Gebreken die na die periode worden gemeld door de klant, worden dan beschouwd als change requests.
De door DXS ontwikkelde software wordt beschouwd als definitief geaccepteerd door de klant van zodra deze wordt geïnstalleerd in de productieomgeving van de klant.
Indien de klant via DXS producten, software of diensten van derden zou aankopen, geeft DXS aan de klant geen andere garanties dan diegene die de derde effectief zelf geeft. Zulke producten en eventuele bijkomende diensten zijn steeds onderworpen aan de licentievoorwaarden en de onderhoudsvoorwaarden van de derde leverancier. Indien DXS een analyse heeft verricht die door een andere softwareleverancier van de klant wordt geïmplementeerd voor de klant, aanvaardt DXS geen aansprakelijkheid voor deze implementatie. DXS verleent in ieder geval slechts garantie indien het gebrek conform artikel 7 aan DXS werd meegedeeld
7. Klachten - protest van de factuur
Elk protest dient per gemotiveerde aangetekende brief aan DXS te worden verstuurd binnen een termijn van 8 (acht) dagen vanaf de levering voor diensten en vanaf factuurdatum voor facturen. Bij afwezigheid van tijdig protest zijn de geleverde software, diensten of facturen definitief aanvaard en is betaling integraal verschuldigd. De ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat DXS in staat is adequaat te reageren. Indien de klacht correct, tijdig en terecht is, heeft DXS het recht om deze klacht naar eigen goeddunken te remediëren, zonder recht op schadevergoeding voor de klant. Als blijkt dat de klacht niet ten laste is van DXS, dan heeft DXS het recht de onderzoeksprestaties door te rekenen aan de klant.
8. Aansprakelijkheid
DXS kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige fout (tenzij een grove fout) van haar of haar aangestelde(n) of onderaannemer(s), behoudens ingeval van bedrog. DXS zal nooit aansprakelijk kunnen worden gesteld voor enige gevolgschade, zoals bvb. verlies van verwachte winst, daling van omzet, verhoogde operationele kosten, verlies van cliënteel, schade aan de reputatie of aan machines of verlies van data, welke de klant of derden zouden lijden ten gevolge van enige fout of nalatigheid van DXS of haar aangestelde(n) of onderaannemer(s) . De totale aansprakelijkheid van DXS zal in ieder geval nooit meer bedragen dan de prijs door de klant aan DXS betaald voor de software of de dienst die aanleiding gaf tot het schadegeval, met een maximum van 5.000,00 (vijfduizend) euro. Enige aansprakelijkheid van DXS ontstaat in ieder geval slechts indien (i) de klant, DXS schriftelijk in gebreke stelt conform artikel 7, (ii) aan DXS een redelijke termijn verleent om de tekortkoming te herstellen, (iii) DXS ook na die termijn in gebreke blijft het gebrek te herstellen en (iv) de klant maatregelen treft waardoor de schade zoveel mogelijk beperkt wordt. DXS is niet aansprakelijk voor fouten te wijten aan onvoldoende of verkeerde input door de klant, wijzigingen aangebracht door de klant of derden, foutief of niet toegelaten gebruik of storingen in de hardware en/of software. DXS aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor (gebreken in) de producten en/of diensten van derden. Alle goederen die toebehoren aan de klant en zich bij DXS bevinden, worden er bewaard op risico van de klant. DXS aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de inhoud van de website(s) of applicatie(s) van de klant. DXS houdt zich het recht voor prompt alle informatie te verwijderen en/of de toegang ertoe onmogelijk te maken, zodra DXS kennis krijgt van het (mogelijks) onwettelijke karakter van de activiteit die de klant voert of van de informatie die hij via de website of applicatie verspreidt.
9. Aansprakelijkheid van agenten
De klant aanvaardt dat geen van de bestuurders, werknemers, freelance medewerkers, vertegenwoordigers, aannemers of leveranciers van DXS (samen de “Agenten”) enige aansprakelijkheid draagt, hetzij contractueel, dan wel extra-contractueel voor fouten (alsook nalatigheid), dan wel anderszins. De klant garandeert dat hij tijdens en na afloop van de samenwerking met DXS, geen vordering zal instellen tegen een Agent in persoon. De klant maakt zich ook sterk dat haar Agenten geen vordering zullen instellen tegen DXS of de Agenten van DXS.
Elke gedaagde huidige, vroegere of toekomstige Agent zal zich, voor zover de wet dit toelaat, steeds, als derde begunstigde, kunnen beroepen op deze bepaling. In ieder geval is de aansprakelijkheid van de Agent beperkt tot het bedrag van 5000 (vijfduizend) euro.
De klant verbindt zich er hierbij onherroepelijk en onvoorwaardelijk toe om DXS te vrijwaren en schadeloos te stellen voor zover de wet dit toelaat, tegen elke aansprakelijkheid, kosten, uitgaven (met inbegrip van redelijke juridische kosten) en schade van welke aard dan ook ingevolge vorderingen ingesteld door de klant tegen een Agent van DXS en voor vorderingen door een Agent van de klant tegen DXS of de Agenten van DXS.
10. Intellectuele eigendomsrechten
Alle intellectuele eigendomsrechten in de software die door DXS wordt ontwikkeld en/of ter beschikking gesteld van de klant, behoort toe aan DXS of een derde waarmee DXS een overeenkomst heeft gesloten. De klant zal de intellectuele eigendomsrechten van DXS ten allen tijde respecteren en beschermen en DXS onmiddellijk in kennis stellen van iedere inbreuk door derden waarvan hij kennis neemt. Van zodra de facturen integraal zijn betaald, verkrijgt de klant een niet-exclusieve en niet-overdraagbare gebruikslicentie op het geheel van de door DXS ontwikkelde maatsoftware om deze software te gebruiken voor de interne bedrijfsdoeleinden van de klant. Deze licentie geldt voor de duur van de intellectuele eigendomsrechten en voor de gehele wereld. Het is de klant verboden om sublicenties aan derden toe te kennen, maatsoftware aan derden ter beschikking te stellen, mee te delen, te gebruiken ten behoeve van derden of te commercialiseren. Indien de door DXS geleverde software ook software van derden (m.i.v. open source software) omvat, is het gebruik ervan onderworpen aan de licentievoorwaarden van die derde. Indien een derde beweert dat een door DXS geleverde software of product een inbreuk uitmaakt op zijn rechten, heeft DXS het recht naar eigen goeddunken te beslissen om (i) deze beweringen te weerleggen, (ii) de software of het product aan te passen of (iii) de software of het product terug te nemen van de klant mits terugbetaling van een deel van de prijs, zonder enig recht op schadevergoeding voor de klant. In de mate de klant aan DXS zelf materiaal aanreikt zoals software, afbeeldingen, tekst, enz., voor opname in de te ontwikkelen software, garandeert de klant dat dit materiaal geen inbreuk maakt op rechten van derden. De klant vrijwaart DXS hieromtrent.
11. Broncode
Op uitzonderlijke vraag van de klant kan de broncode aan de klant wordt overgemaakt, maar zal de klant erop toezien dat derden die hiertoe toegang krijgen, deze broncode of onderdelen ervan niet kunnen aanwenden voor derden. Ingeval de klant aanpassingen aan de broncode zou uitvoeren, zal zij DXS hiervan per e-mail op de hoogte brengen. Elke aanpassing van broncode zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van DXS ontslaat DXS van alle aansprakelijkheid met betrekking tot mogelijke slechte werking van de software, incompatibilieit, schending van gebruiksrechten, licenties, enz. DXS behoudt wel de volle eigendom over de broncode.
12. Eigendomsvoorbehoud
Alle bestelde goederen of diensten blijven eigendom van DXS tot aan de volledige betaling van de koopprijs en alle andere door de klant verschuldigde bedragen aan DXS.
13. Beëindiging van de samenwerking
Indien de klant zich schuldig maakt aan een zware contractuele wanprestatie (zoals de niet-betaling van de facturen van DXS op vervaldag) en die niet herstelt binnen de 8 dagen na ontvangst van een ter post aangetekende ingebrekestelling, heeft DXS het recht om de samenwerking met onmiddellijke ingang te beëindigen. Bij beëindiging zal de klant alle door DXS ontwikkelde software en geleverde producten en diensten betalen, alsook een vergoeding van 30% van de prijs die DXS nog zou hebben gefactureerd aan de klant ingeval van volledige uitvoering van de bestelling.
14. Confidentialiteit, niet-concurrentie en niet-afwerving
De klant verbindt zich ertoe de commerciële en technische informatie en de bedrijfsgeheimen die zij van DXS verneemt, zelfs na de beëindiging van de samenwerking met DXS, confidentieel te behandelen en niet tot eigen voordeel te gebruiken. De klant verbindt zich ertoe om tijdens de duur van de samenwerking en gedurende twaalf maanden na de beëindiging ervan, noch rechtstreeks, noch onrechtstreeks en in geen enkele hoedanigheid, (i) op het Belgisch grondgebied activiteiten te ontwikkelen of handelingen te stellen die concurrerend zijn met deze van DXS en (ii) werknemers en/of medewerkers van DXS te zullen aanwerven. Ingeval van inbreuk, zal de klant een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd zijn van 50.000 EUR per inbreuk aan DXS. DXS behoudt zich evenwel het recht voor een hogere schadevergoeding te vorderen indien haar werkelijk geleden schade hoger is.
15. Verwerking persoonsgegevens
DXS verwerkt de persoonsgegevens van de door de klant opgegeven contactpersonen conform haar privacybeleid terug te vinden op de website van DXS of via deze link https://dx-solutions.be/cookie-en-privacybeleid/ en de geldende wetgeving. De verwerking gebeurt met het oog op ‘klantenbeheer’, i.e. om met de klant in contact te treden met betrekking tot de diensten. De contactpersonen hebben een recht van toegang en verbetering met betrekking tot hun gegevens. Om de door de klant ter beschikking gestelde persoonsgegevens maximaal te beschermen, past DXS binnen de grenzen van het redelijke een beleid, regels en beveiligingstechnieken toe geheel in overeenstemming met de geldende wetgeving. De veiligheidsmaatregelen die DXS neemt, strekken tot het voorkomen van elke onbevoegde toegang, ieder onjuist gebruik of ongewenste openbaarmaking, onbevoegde wijziging en onwettige vernietiging of elk onopzettelijk verlies.
16. Referentie
De klant gaat ermee akkoord dat hij wordt opgenomen in het referentieportfolio van DXS.
17. Overmacht
Overmachtssituaties zoals bijvoorbeeld stakingen, publieke onrust, administratieve maatregelen, ziekte of ernstige familiale omstandigheden, en andere onverwachte gebeurtenissen waarover DXS geen controle heeft, bevrijden DXS, voor de duur van de hinder en voor hun draagwijdte, van haar verbintenissen, zonder recht op enige prijsvermindering of schadevergoeding voor de klant.
18. Imprevisie
Ingeval van onvoorzienbare en ontoerekenbare veranderingen die de uitvoering van het contract buitensporig bezwaren voor DXS is de klant verplicht om het contract te heronderhandelen in zoverre DXS hieromtrent verzoekt.
19. Nietigheid
Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig is of onafdwingbaar, zullen de overige bepalingen volledig van kracht blijven en zullen DXS en de klant de nietige of onafdwingbare bepaling vervangen door een andere bepaling die het doel en de strekking van de bepaling zoveel mogelijk benadert.
20. Toepasselijk recht – bevoegde rechtbank
Het Belgisch recht is van toepassing op de overeenkomsten van DXS. Elk geschil m.b.t. het sluiten, de geldigheid, de uitvoering en/of de beëindiging van de samenwerking zal worden beslecht door de bevoegde rechtbank te Gent (afdeling Gent).
