Het verhaal van Billonline.

Na een ongelooflijke boost in mijn vorig bedrijf dxADSL, kwam de administratieve sleur. 26.000 klanten die maandelijks een factuur mochten ontvangen tussen de 25 euro en 40 euro. Je begrijpt dat dit een fulltime administratieve job is. Als iemand met sterke voorkeur voor automatisatie, moest ik hier een oplossing voor bieden.

dxADSL dxADSL anno 2006, disruptie avant la lettre … Geautomatiseerde registraties Geautomatiseerd techniekers inplannen Geen fysieke shops Geen papieren facturen Verplichte domiciliëringsmandaten Online chat als sales support Gedeelde support met andere innovatieve bedrijven Je herkent het vermoedelijk wel, veel punten die nu vaak vernoemd worden in een disruptie verhaal.

De aparte aanpak en growthhacks zorgden voor een klantengroei (0 tot 26000 actieve klanten op 4 jaar tijd) met 0 euro aan marketingbudget.

26.000 maandelijkse contracten en facturen versturen… Een fulltime job op zich. Daarom startte ik met de ontwikkeling van Billonline. Weg met ons lomp facturatiesysteem, tijd voor vernieuwing.

Automatisering Ik ging aan de slag. Uitschrijven wat ik precies nodig had in dat facturatiesysteem en wat ik miste in de bestaande systemen:

Klanten beheer Factuur beheer Producten beheer Periodieke facturen Automatische herinneringen Offerte beheer Statistieken Eigen layout Koppeling via API Online betaling (Ogone, Mollie, Paypal)

Betrouwbare webhosting Klantenbeheer Naast facturen opmaken is ook de support een tijdrovende job… Billonline kreeg een klantenomgeving zodat men 24/7 kon inloggen op het platform en zo facturen/offertes en gegevens kon bekijken en beheren.

Factuurbeheer Wie facturatiesysteem zegt, denkt natuurlijk aan heel eenvoudig en snel facturen aanmaken en beheren. De factuur moest ook een ongelimiteerd aantal factuurregels kunnen bevatten, daar struikelden de meeste facturatiesystemen nog mee anno 2006. Facturen kunnen ook afgevinkt worden door middel van CODA bestanden. Wanneer deze opgeladen zijn in Billonline, zal de applicatie de facturen automatisch de status ‘betaald’ of ‘niet betaald’ geven.

Als dxADSL klant tekende je een contract van 12 maanden en elke klant moest dus maandelijks een factuur in de bus krijgen. De luiaard in mezelf  ging dit automatiseren. Periodieke facturen per dag, maand, trimester, jaar…  Elke dag op het gewenste uur loopt er  een queue die controleert of er facturen gemaakt moeten worden. Bij dxADSL was dat  om 1u ‘s nachts. Geloof me, de eerste keer bleef ik wakker en heb ik niet geslapen van de adrenaline!

Facturen maken is één ding, facturen innen een ander verhaal… Door de automatische herinneringen hoefde ik zelf geen agenda meer in te plannen en werd alles netjes opgevolgd. Ik kan zelf kiezen na hoeveel tijd de eerste, tweede en derde herinnering wordt verstuurd en wanneer er eventueel verdere stappen moeten gezet worden, uiteraard alles volledig automatisch.

Offertes aanmaken en beheren, samen met productbeheer. Eenvoudig, snel met een persoonlijke tint. Er is ruimte voorzien voor een persoonlijke beschrijving van de offerte.

Op ieder gewenst moment de omzet, BTW, omzet per klantengroep… terugvinden? Dit kan via de statistieken, een eenvoudig te begrijpen pagina met de cijfers over een aangegeven periode.

Eigen layout / personalisering Op het moment van dxADSL was ik ook nog actief met een andere dienst onder hetzelfde BTW nummer. Ik vond het belangrijk dat iedere dienst zijn eigen lay-out kreeg en zo integreerde ik templates. Op die manier kreeg iedere dienst zijn persoonlijke toets.

Verticale integratie Als pure West-Vlaming ben ik grote fan van verticale integratie, producten bouwen en processen integreren voor eigen gebruik. Uiteraard denk ik als ondernemer verder dan dit. Als ik het nodig heb, dan is er wel markt voor andere ondernemers?

Zo werd Billonline een product op zich, momenteel in gebruik door heel wat klanten waaronder Ghelamco, Kwaliteitsramen, NMBS, maar ook verschillende KMO’s en kleine bedrijven.

Billonline beschikt trouwens over een handige API, zo kan je deze eenvoudig koppelen met je E-commerce of warehouse.